Uso de Zoom

Zoom es una plataforma online, que permite realizar video-llamadas en alta definición, con la funcionalidad de compartir escritorio, pizarra, chat, grabar la conferencia, compartir documentos, y poder acceder desde cualquier lugar ya que está disponible para dispositivos móviles y computadoras

INSTALACIÓN

Para iniciar el uso de la aplicación de videoconferencia, Zoom, debemos buscar y descargar de la siguiente dirección https://www.zoom.us , la aplicación para su respectiva instalación en el sistema operativo que dispongamos sea este, Windows (Computadoras) y Android (Teléfonos Móviles).

Windows :

Android:

Para teléfonos móviles, podemos instalar desde la dirección de zoom o desde la Play Store para Android  y App Store para iOS. 

INSTALACION E INGRESO A LA APLICACIÓN PARA WINDOWS

Para la instalación de la aplicación para nuestra computadora debemos seguir los siguientes pasos, se debe respetar el orden de los procedimientos para tener un correcto funcionamiento de la aplicación para nuestras conferencias, 

1. Descargar la aplicación de :                   https://zoom.us/download#client_4meeting 
2. Realizar la instalación del programa 
3. Ingresar a la aplicación Zoom.                              
4. Crearse una cuenta de Zoom 

Para el ingreso a la aplicación Zoom, tenemos 3 opciones  

1. Dominio de la empresa.  Ejemplo: www.xxxxxx.zoom.us
2. Correo Gmail 
3. Cuenta Facebook 

Se debe ingresar con las opciones 2 y 3, la opción 1 está orientado para empresas grandes

INSTALACION E INGRESO PARA TELEFONOS INTELIGENTES

Para realizar la estación de la aplicación en teléfonos inteligentes debemos seguir los siguientes pasos:

1. Descargar la aplicación de Zoom en Play Store o App Store.                          
2. Ingresar a la aplicación.
3. Iniciar la aplicación con una cuenta de Facebook o Gmail. 
4. ¡Y listo!, ya podemos disfrutar del uso de la aplicación.            

QUÉ DISPOSITIVO UTILIZAR.  ¿CELULAR O COMPUTADORA?

Depende del rol que tienes, si un “Anfitrión u Hospedador”, la mejor opción es una computadora, porque en los dispositivos móviles no tienes todas las herramientas para realizar la administración de una reunión, por ejemplo, compartir un Audio o Video no se puede realizar en dispositivos móviles. Si eres anfitrión se recomienda el ingreso a través de una computadora para utilizar todas las herramientas del Zoom. 

INTERFAZ DE LA APLICACION

WINDOWS y ANDROID:

La aplicación principal tiene los siguientes accesos; 1.- Empezar, 2.- Chat,

3.- Reuniones, 4.- Contactos y 5.- Menú de Configuración.

 MENU EMPEZAR

 A continuación, explicamos del uso del menú empezar en la aplicación zoom: 

 NUEVA REUNION. Esta opción, nos permite iniciar una reunión no programada, es decir podemos iniciar una reunión de forma directa sin ningún enlace de por medio, cuando iniciamos esta opción automáticamente se genera el enlace para luego compartir con la audiencia que tenemos en nuestra reunión. Esta opción puede funcionar como una llamada telefónica entre dos usuarios. Esta opción, está habilitada para la versión PC WINDOWS y celulares ANDROID, 

A continuación, se observa la pantalla como anfitrión o administrador en una reunión no programada, como se observa tenemos varias funciones habilitadas para la administración de una reunión.

UNIRSE. Esta opción, nos permite el ingreso a través del ID de la reunión o Numero de Reunión programado por un anfitrión o administrador  

La ID de la reunión es el número de reunión asociado con una reunión instantánea o programada. La ID de la reunión tienen 11 dígitos, el mismo es utilizado para reuniones personales, instantáneas, programadas o recurrentes.

Para el ingreso a una reunión programada lo podemos hacer de dos formas,  el primero a través del ID y contraseña de una reunión y el segundo a través de un enlace que nos proporcionan el Anfitrión como invitados.

Paso 1: Haga Clic con la tecla enter o barra espaciadora en agendar o programar Paso 2: Configure las opciones que desee para una reunión:  

Tema: Elija un tema/nombre para su reunión.

Inicio: Seleccione una fecha y hora para su reunión. Puede iniciar su reunión en cualquier momento antes de la hora programada. 

Duración: Elija la duración adecuada para la reunión. Observe que esto es solo para fines de programación. Esta reunión no finalizará después de ese espacio de tiempo.(40 min Free y Tiempo abierto Licencia)

Zona horaria: Por defecto, Zoom utilizará la zona horaria de su computadora. 

Reunión recurrente: Elija si desea configurar una reunión recurrente, es decir, la ID de la reunión será la misma en cada reunión.

Video del anfitrión: Elija si desea habilitar o deshabilitar el video del anfitrión al unirse a la reunión. Si elige desactivar la función, el anfitrión tendrá la opción de iniciar sus videos. 

Video de los participantes: Elija si desea habilitar o deshabilitar los videos de los participantes al unirse a la reunión. Si elige desactivar la función, los participantes tendrán la opción de iniciar sus videos. 

Opciones de audio:  elija si permitirá que los usuarios llamen solo por teléfono, solo por VoIP (audio de la computadora), ambos o audio de terceros (si está habilitado en su cuenta). 

Requerir contraseña de reunión: puede seleccionar e ingresar la contraseña de su reunión aquí. Se requerirá que los participantes ingresen la contraseña antes de unirse a su reunión programada. 

Paso 3 : Hacer Clic con la tecla enter en Agendar

COMPARTIR PANTALLA. Esta opción, permite compartir una pantalla a una reunión programada, para el acceso a es función debes tener el ID de la reunión y la contraseña, el anfitrión aprobara tu permanencia temporal solo para compartir un contenido.

 REUNIONES. Esta opción, nos permite ver dos listas o detalles, primero las reuniones programadas y las reuniones grabadas, esta información se guarda de forma automática y por fecha. 

A continuación, leemos la pantalla donde estala información:

 MENU CONFIGURACION

A continuación, explicamos la configuración básica que debemos conocer para iniciar una reunión, aclaramos que la configuración avanzada no se explicara en este manual.  

 La aplicación zoom, realizara la mejor configuración de acuerdo alas características que dispone tu equipo sea este celular o computadora

AUDIO. -  Esta opción nos permite la configuración del micrófono y altavoz, el sistema configura de forma automática el audio recomendado para una reunión. Se puede realizar  la modificación de ambos parámetros. 

VIDEO. Esta opción nos permite realizar la configuración de la Cámara y el Video durante nuestra reunion. 

PERFIL Esta opción, nos permite visualizar la información básica de nuestra cuenta zoom, por otro lado nos permite personalizar información sobre nuestra cuenta sea esta gratuita o con licencia. La configuración de esta opción es a través de la página web de zoom.

ID Personal Reunión. Nos muestra el numero personal para reuniones instantáneas  

Correo Electrónico. Nos informa la cuenta de correo electrónico con el cual está asociado nuestra cuenta de zoom.

Tipo de Usuario.  Nos informa el tipo de cuenta que tenemos Libre o Pro

Capacidad. Nos informa   la

capacidad de invitamos que cuenta nuestra con licencia.

 PARTICIPACION EN REUNIONES (INVITADO) 

 ¿COMO INGRESAR A UNA REUNION? (Invitado)

Para participar de una reunión programada, se debe tener el enlace de la reunión o el Numero de reunión y la correspondiente contraseña.

Esta información para la participa de una reunión, será proporcionado por el anfitrión o administrador de la cuenta y tenemos dos formas de ingreso

Ingreso a través de un enlace zoom. El anfitrión  hará llegar a través de correo electrónico o WhatsApp el enlace para la reunión programada:

En enlace zoom tiene este formato:

https://us02web.zoom.us/j/6986747125, y debemos seguir los siguientes pasos:

Paso 1. Tener Instalado la aplicación en el celular o computadora

Paso 2. Hacer Clic con la tecla enter en la computadora o doble toque en el celular en el enlace Zoom, el mismo que ejecutará de forma automática la aplicación en el celular, pero en el caso de la computadora abrirá una dirección web como leemos a continuación:

Paso 4. Debemos esperar que el anfitrión inicie la reunión y nos acepta nuestra participación

Paso 5 . Por temas de Seguridad el anfitrión, debe aprobar la solicitud para el ingreso y debemos tener paciencia pues el anfitrión debe verificar la lista de invitados para evitar a intrusos o personas no invitadas.

Paso 6.  Debemos ingresar con el audio de la computadora o el dispositivo para los celulares, tal como indica la APK:

 Precaución.!!! Uno de los errores más comunes en una reunión es ingresar a una reunión sin la configuración de audio, mientras no se habilite esa opción el micrófono estará deshabilitado durante la reunión.  NO OLVIDE ESTO.

¿COMO PARTICIPAR EN UNA REUNION? (Invitado)

Un invitado tienes las siguientes maneras de participación en una reunión programada:

1. Participación con Audio y Video 
2. Compartir pantalla
3. Utilizar el Chat
4. Botones de reacción

PARTICIPACION CON AUDIO Y VIDEO. 

Esta forma de participación nos permite hablar de forma directa a través de una video conferencia (Audio y Video), para esta opción debes utilizar unos el micrófono de la computadora o celular o utilizar micrófonos externos (Auriculares de Celular), como podemos ver a continuación:

Estos dispositivos ayudan a mejorar la calidad del sonido, puede utilizarse evitar ruidos y distracciones 

Cuando estemos participando, de forma automática la aplicación seleccionara nuestra imagen capturando el audio y video, no necesitamos hacer nada solo habilitar el micrófono para participar.

COMPARTIR PANTALLA EN UNA REUNION

Esta forma de participación nos permite compartir diferentes contenidos con una audiencia determinada y las opciones básicas son las siguientes:

1. Pantalla 
2. Pizarra
3. Pantalla de Celular (Iphone o Ipad) 
4. Ventanas de Windows
5. Programas 

PANTALLA. Esta opción nos permite compartir la pantalla completa de nuestra computadora, debemos seguir los siguientes pasos:

Paso 1. Hacer Clic en la tecla enter ”Compartir Pantalla” 

Paso 2. Seleccionar la opción “Pantalla”

Paso 3.  Hacer clin con la tecla enter “Compartir” y listo estaremos compartiendo la pantalla de nuestra computadora o celular a los participantes de la reunión.

PIZARRA. Esta opción nos permite compartir una pizarra de forma colaborativa con los participantes de la reunión, es decir puedes compartir la pizarra con la opción de editar por las dos partes, se puede configurar para que todos los participantes de la reunión puedan compartir en la misma pizarra. Debes seguir los siguientes pasos: 

Paso 1. Hacer Clic en la tecla enter ”Compartir Pantalla”

Paso 2. Hacer Clic, con enter en la opción “Pizarra” 

Paso 3. Hacer Clic con enter “Compartir”  y listo estaremos compartiendo una pizarra con todos nuestros participantes.

A continuación, vemos la pantalla compartida a través de una pizarra, esta opción nos permite introducir contenidos y editarlos y son las siguientes herramientas para anotaciones:

• Mouse
• Seleccionar
• Texto
• Dibujar
• Reflector/Flecha: convierta el cursor en un reflector o una flecha. 
• Borrador
• Formato: cambie las opciones de formato de las herramientas de anotación.
• Deshacer
• Rehacer
• Borrar
• Guardar: esta opción le permite guardar todas las anotaciones de la pantalla en una captura de pantalla. La captura de pantalla se guarda en el lugar de la grabación local. 

PANTALLA DE CELULAR (IPHONE O IPAD). Esta opción, nos permite compartir una pantalla remota o de forma inalámbrica de un dispositivo Iphone o Ipad, lamentablemente no se puede configurar para un equipo Android. Para activar esta opción debes instalar un plugin desde página web de zoom,  para Iphone o Ipad y estable la conexión inalámbrica entre tu celular y la reunión.

VENTANAS DE WINDOWS. Esta opción nos permite compartir ventanas específicas de nuestra computadora o celular, el procedimiento es el mismo que se explico para compartir pantalla, solo que debemos solucionar la ventana que deseamos compartir.

PROGRAMAS. Esta opción nos permite compartir aplicaciones específicas en una reunión, el procedimiento es el mismo que se explicó para compartir pantalla, solo que debemos seleccionar el programa específico que se encuentra en ejecución en nuestra computadora o celular.

 UTILIZAR EL CHAT

Esta opción nos permite la participación de una reunión a través de mensajes de texto en el chat interno de la reunión. Para habilitar el chat de grupo de zoom, debemos hacer clic con la tecla enter en la opción “chatear” del menú central y se habilitara la columna derecha donde tenemos en la parte superior la lista de “Participantes”  y el parte inferior el  “chat de grupo” y ahí tenemos las opciones de enviar un chat a “todos” o chat a una persona especifica.

 BOTONES DE REACCIÓN

Esta opción nos permite enviar en la pantalla de la persona que está hablando las siguientes acciones “Aplauso”, “Levantar la Mano” y “Dar me Gusta”

 MANEJO DE CONTROLES (ANFITRION)

¿COMO UTILIZAR LOS CONTROLES? 

El anfitrión tiene a su disposición una variedad de herramientas que los invitados no tienen acceso, los mismos son utilizados durante una reunión, a continuación, detallamos que funciones que cumplen.

 AUDIO Y VIDEO

 Activar/desactivar sonido: Esto le permite activar y desactivar el micrófono.

Iniciar/detener video: Esto le permite iniciar y detener su propio video. sí tiene varias cámaras en su computadora, puede seleccionar la que utiliza Zoom, acceder a todos los controles de video y seleccionar un Fondo virtual.

GESTION DE PARTICIPANTES

Invitar: Invitar a otros a unirse a su reunión. 

Administrar participantes: Esta opción abre la ventana Participantes y nos permite la administración de cada uno de los participantes, entre las opciones que se dispone es (Preguntar para inicio de video, Hacer Hospedador, Hacer coanfitrión, Permitir grabar, Reformar, poner en la sala de espera, retirar y informar), estas acciones se realizan de forma individual a cada participante.

 El  anfitrión  puede   nombre  a  cualquier participante como anfitrión principal o como apoyo (Coanfitrion), no olvidemos que solo el Anfitrión y Coanfitrión tienes estas opciones.  

Por otro lado el anfitrión tiene las estas opciones adicionales, que las puede aplicar de forma general en una reunión, es decir para todos los participantes y las opciones on las siguientes:

1. Silenciar a todos
2. Silenciar al Entrar
3. Permitir el micrófono
4. Permitir el cambio de nombre
5. Sonido de ingreso y salida
6. Sala de Espera
7. Bloquear la reunión

DISEÑO Y EJECUCION DE ENCUESTAS

Votación: Esta función le permite crear, editar e iniciar votaciones, esta opción se lo debe crear desde la página web de zoom 

COMPARTIR PANTALLA

Compartir pantalla: Esta opción nos permite, compartir pantalla, pizarra, documentos y programas de nuestra computadora, además podemos administrar lo que están compartiendo los diferentes participantes.

ADMINISTRACION DEL CHAT

Chat: Nos permite el acceso a la ventana de chat para conversar a través de mensajes de texto con los participantes en una reunión.

 En la opción del Chat en la reunión, tenemos la opción compartir archivos con todos los participantes, el origen de archivos puede ser Dropbox, OneDrive, Google Drive, Box y del ordenador.

 Por otro lado podemos configurar el chat de nuestra reunión, autorizando a  los participantes el chat entre ellos, el anfitrión o deshabilitar el chat.  

 GRABACION DE REUNIONES

Grabar: Esta opción nos permite iniciar o detener una grabación local en nuestra computadora o en la nube, las grabaciones están disponibles en nuestra cuenta en la página web de zoom. Para iniciar la grabación solo debemos hacer clic en la opción que se desee.

 INTRODUCCION DE TITULOS

Subtítulos: Esta opción nos permite introducir textos en la pantalla de todos los participantes, se debe habilitar esta opción en la configuración principal de nuestra página web de zoom.

 DIVISION DE SALAS EN GRUPOS PEQUEÑOS

Salas para grupos pequeños: Esta opción nos permite la división de una reunión en salan pequeñas, cada sala es independiente de las demás y se puede programar la cantidad de personas por grupo, el tiempo de forma automática o manual. Para habilitar esta opción debemos hacer clic y realizar la asignación automática y manual.

TRANSMISIONES EN VIVO

Transmisiones en vivo (Streaming) :  Esta opción, nos permite realizar trasmisiones de nuestras reuniones en zoom por Facebook, Workplace y Youtube.

FINALIZAR UNA REUNION

Finalizar la reunión: Esta opción nos permite finalizar una reunión solo el anfitrión puede terminar la reunión y el invitado solo puede salir de la reunión. Si es anfitrión y desea que la reunión continúe, deberá darle el control de anfitrión a otro participante antes de salir de la reunión.

Algo mui importante que debemos tomar en cuenta es que algunas opciones no son accesibles para las personas con discapacidad visual que utilizan esta aplicación

Elaborado por: Natalia Domínguez Gonzales.